BERBAGAI KEMAJUAN DALAM PENELUSURAN INFORMASI ILMIAH

BERBAGAI KEMAJUAN DALAM PENELUSURAN INFORMASI ILMIAH*)

Oleh :

 Sri Ati Suwanto **)

I.       Pendahuluan.

Setelah perang dunia kedua ilmu  pengetahuan berkembang dengan pesat dan mengakibatkan ledakan jumlah literatur ilmiah. Sebagai contoh jumlah entri dalam jurnal Chemical Abstract terbitan Chemical Abstract Service (CAS) pada tahun 1957 berisi sekitar 100.000 entri  beberapa tahun kemudian sudah meningkat empat kali lipat. Dan mulai tahun 60-an penerbitan abstrak secara manual dirasa sudah tidak memadai dan mendorong lembaga-lembaga penerbit abastrak mulai memanfaatkan komputer.  Tahun 1961 CAS  mulai memperkenalkan Chemical Titles  dan Indeks KWIC  yang berisi judul-judul artikel yang dimuat dalam 700 jurnal di bidang kimia murni dan terapan yang banyak juga digunakan oleh ilmuwan bidang kesehatan dan kedokteran.

Demikian pula kemajuan dalam layanan informasi. Pemakai sudah tidak sabar melakukan penelusuran menggunakan cara-cara menual dengan melihat katalog dan indeks (misal : Index Medicus) yang biasanya tebalnya melebihi 200 halaman. Untuk bisa mendapatkan informasi, para ilmuwan sudah banyak yang mencari sarana penelusuran yang lebih cepat melalui komputer baik yang ada dalam Pangkalan Data Lokal, atau yang dikemas dalam bentuk CD-ROM, maupun melalui internet.atau yang dulu dikenal dengan nama Online Searching atau Penelusuran Terpasang.  Penelusuran terpasang ini berkembang mulai tahun 1970-an, yang pertama kali di demonstrasikan oleh SDC (System Development Corporation) di California.  Secara rinci perkembangan layanan jasa penelusuran atau temu kembali informasi akan diuraikan di bawah ini.

II. Penelusuran  informasi secara  manual

            Sebelum membahas lebih jauh tentang perkembangan Penelusuran informasi (Information retrieval) atau Temu kembali informasi, perlu kita samakan pendapat kita tentang pengertian penelusuran informasi. Penelusuran Informasi atau Temu kembali informasi adalah proses penemuan kembali informasi atau data yang dibutuhkan pemakai yang telah disimpan dalam suatu sistem informasi atau dalam suatu pangkalan data.

Sebelum adanya penerapan teknologi informasi, penelusuran informasi dilakukan dengan menggunakan cara-cara manual, tanpa bantuan komputer. Misalnya petugas akan mencari data tentang  SK Gubernur tentang penataan wilayah Tambaklorok; Caranya tentunya dicari dalam buku agenda, kemudian dicari dalam map atau ordner. Kalau misalnya pemakai mencari suatu judul buku atau artikel tentang sejarah kota Semarang di perpustakaan atau di pusat informasi, maka dia akan mencari melalui katalog subjek  di almari katalog. Sarana-sarana penelusuran manual yang digunakan yaitu : Katalog, Indeks, dan bibliografi.

III

 mau meningkatkan diri belajar  menggunakan sarana sarana tsb. dengan mengikuti pelatihan-pelatihan, atau belajar mandiri. Dengan cara ini pustakawan akan dihargai setara dengan ahli-ahli lain.

Semoga.

KEPUSTAKAAN

1.      Dardjat, Rukasih. 1994. Penelusuran Literatur dengan komputer dan Micro CDS/ISIS. Makalah  disampaikan pada kegiatan Penyuluhan Penelusuran Literatur di Bajit PDII-LIPI, 1994, Bandung, Bidang Jasa Informasi Teknologi PDII-LIPI.

2.      Ingwersen, Peter. 1992. Information retrieval interaction. London: Taylor Graham Publihing.

3.      Inmagic,Inc. , 1998. Inmagic version 7.1, release 1.0 Extended  : Manual. Cambridge, Mass.: Inmagic.Inc.

LIPI, Pusat Dokumentasi dan Infor.  Penelusuran Informasi  Elektronis.

Seiring dengan kemajuan teknologi informasi, dan penerapannya di bidang komputer, maka  penelusuran informasi mengalami berbagai peningkatan pula. Orang tidak lagi puas dengan cara-cara tradisional mencari literatur dengan cara-cara manual, tetapi mulai mencari  sarana-sarana untuk mempercepat penelusuran yaitu dengan sarana elektronis. Sarana elektronis yang dimaksud di sini yaitu komputer dan perangkat lunak dan mungkin ditambah telephone dan modem.

            Jadi yang dimaksud Penelusuran Informasi secara Elektronis yaitu  penemuan kembali informasi yang dibutuhkan pemakai dalam suatu pangkalan data atau sistem informasi (baik itu perpustakaan, pusat informasi, maupun pusat dokumentasi) dengan menggunakan sarana-sarana elektronis.

            Dalam perkembangan berikutnya, ada tiga macam sarana dalam Penelusuran informasi secara elektronis, yaitu :

1.      menggunakan Pangkalan Data Lokal

2.      menggunakan  CD-ROM

3.      menggunakan jaringan Wide Area Network, atau yang banyak dikenal melalui  Internet.

III.1.  Penelusuran Pangkalan Data Lokal

Definisi pangkalan data lokal secara mudah adalah  tempat berpangkal nya semua data yang ada di dalam lembaga informasi atau sistem informasi setempat. Jadi penelusuran dengan pangkalan data lokal berarti  menemukan kembali informasi atau data yang ada di lembaga informasi setempat, atau yang dimiliki oleh lembaga  tersebut.

Komponen-komponen yang diperlukan ada beberapa macam, yaitu :

-    Komputer berikut perangkat lunaknya

-        Program untuk Pangkalan Data

-        Data

-        Sumber Daya Manusia.

Perangkat lunak yang digunakan untuk aplikasi pengolah data juga mengalami peningkatan. Dari yang semula berbasis DOS berkembang menjadi yang berbasis Windows. Perangkat lunak yang banyak digunakan di Indonesia terutama dalam pembuatan pangkalan data lokal, a.l. :

a)   dBase , CDS-ISIS,  InMagic,

b)   Winisis, DBTextWorks untuk data yang jumlahnya relatif kecil.

c)   Untuk data yang relatif besar, untuk perpustakaan-perpustakaan besar banyak yang menggunakan VTLS,  Dynic, dan FoxPro..

Pemilihan perangkat lunak ini memerlukan berbagai pertimbangan, antara lain : 

1. Pertimbangan –pertimbangan umum :

a.) apakah perangkat lunak  tsb.  meliputi semua fungsi perpustakaan, atau lembaga informasi , dan penelusuran informasi.

b)  apakah perangkat lunak tsb. telah banyak dipakai oleh lembaga lain,

            c)  Apakah ada konsultan sistem di tempat tsb.

            d)  Bagaimana reputasi pembuat sistem

2. Pertimbangan teknis :  

            a) Apakah perangkat lunak  tsb. operasionalnya mudah;

                 b) Apakah perangkat lunak tsb. harganya terjangkau;

                 c) Apakah perangkat lunak tsb. cocok untuk komputer kita;

                 d) Apakah perangkat tsb. sistem kerjanya cepat, dan lain sebagainya.

III. 2.  Penelusuran dengan CD-ROM

               CD-ROM singkatan dari Compact Disk Read Only Memory.  CD ROM adalah bentuk penerapan teknologi piringan optis dimana data disimpan secara digital dalam medium sekali sekali tulis. CD-ROM berdiameter 12 cm, tebal 1.2 mm. Kapasitas simpan 500-600 mega byte, atau sama dengan 1500 floppy disk, atau sama dengan 275 000 halaman.

Penyedia Pangkalan data dalam bentuk CD ROM  terdiri dari berbagai bidang jasa sesuai dengan multi disiplin masing, antara lain :

-          MEDLARS untuk Kedokteran dan Kesehatan ,

-          BLAISE-LINE & BLAISE LINK, juga untuk bidang  Kedokteran dan Kesehatan.

-           PFDS (Pergamon Financial Data Service) untuk bidang ekonomi / bisnis.

-          ERIC untuk bidang Ilmu Pendidikan

-          ORBIT untuk informasi bidang energi, Geologi, Kesehatan dan keselamatan Lingkungan, Komputer, dan Elektronika..

III.3 Penelusuran Terpasang (On-Line)

               Dengan adanya kemajuan teknologi informasi orang dapat mencari informasi langsung dari pusat Pembuat Pangkalan Data (Vendor) dengan bantuan komputer dan sarana telekomunikasi. Yang dimaksud dengan penelusuran terpasang adalah mencari informasi langsung ke sumber data di manapun berada dengan menggunakan telepon dan komputer serta Jaringan Perantara.   Pada awal mula penelusuran terpasang, sebelum ada internet, pencari informasi harus mengakses langsung ke Vendor/Host atau penyedia layanan jasa penelusuran terpasang seperti DIALOG, ORBIT, MEDLARS, dan sebagainya. Biaya yang diperlukan sangat mahal karena dihitung per detik, ditambah biaya penyambungan internasional.

               Kini pemakai bisa lebih mudah mengakses ke pangkalan-pangkalan data tsb. karena  adanya Internet. Pemakai tidak lagi dibebani biaya penyambungan telepon internasional, tetapi dengan biaya lokal.  Adanya Internet dimulai  oleh Badan Pertahanan Keamanan Amerika Serikat yang memikirkan keamanan data setelah perang dunia ke dua. Semula hanya dimaksudkan agar supaya data dapat terselamatkan seandainya salah satu bagian terkena serangan nuklir, masih ada bagian lain yang dapat mengakses data tsb. Lama kelamaan jaringan yang didesain oleh ARPA tsb. banyak sekali yang ingin memanfaatkan, sehingga tidak hanya untuk keperluan pertahanan, tetapi juga untuk keperluan bisnis.  Kemudian mulai tahun 1977 protokol komunikasi atau yang disebut  TCP/IP dimigrasi ke ARPANET. Jaringan dipecah menjadi dua yaitu ARPANET (utnuk keperluan non militer) dan MILNET (untuk kepentingan militer).  Dan akhirnya sejak 1991 Comercial Internet Exchange dibangun dengan dukungan 60 providers  jaringan internet dapat dimanfaatkan secara luas untuk keperluan-keperluan bisnis dan non bisnis.

IV. Contoh–contoh penelusuran

            Pada kesempatan ini contoh penelusuran hanya akan diberikan penelusuran dengan pangkalan data lokal, mengingat alokasi waktu yang tersedia. Berikut contoh-contoh penelusuran dengan pangkalan  data lokal.

1. Penelusuran dengan program CDS-ISIS.                                                            

Banyak cara yang digunakan dalam Penelusuran dengan pangkalan data lokal, tergantung dari perangkat lunak pnegolah data yang digunakan.  Sebagai contoh akan kita coba menggunakan program CDS-ISIS, yang dapat digunakan untuk berbagai sub sistem dalam lembaga informasi. Program ini memang didesain untuk penelusuran litertatur, atau untuk mencari informasi. Program ISIS ini dapat digunakan untuk pengolahan data,  penelusuran informasi, dan layanan sirkulasi, baik untuk penelusuran data peminjam atau pencari informasi. Tetapi  program CDS ISIS ini masih susah untuk digunakan pada program layanan sirkulasi secara menyeluruh, misalnya untuk administrasi layanan sirkulasi dalam hal penagihan denda..

 Cara-cara  penelusuran dengan CDS-ISIS :

            CDS-ISIS memberikan fasilitas temu kembali dengan jalan mengaktifkan  Program ISIS kemudian pilih sub menu ISISRET  dengan menekan S dari menu utama.  Fungsi-fungsi perintah dari sub menu ISISRET  sbb.:

      L   - Change dialog language

             Memberikan  fasilitas untuk memilih bahasa dari menu yang ditampilkan dilayar.

      B   - Browse Master file

              Memberikan fasilitas untuk menampilkan rekord sesuai dengan urutan File

  Utama.

      T   - Display terms1 dictionary  

               Fasilitas ini digunakan untuk menampilkan daftar istilah yang ada pada

   pangkalan data.      

      S    - Search formulation     

               Perintah untuk memulai penelusuran dengan Boolean Operator.

      D   - Display search result

               Perintah untuk menampilkan hasil penelusuran.

      G  -  Execute previous search

              Fasilitas yang dapat digunakan untuk mengulang proses penelusuran yang telah

  dilakukan sebelumnya.

       P  - Save search result

              Perintah yang  digunakan untuk menyimpan hasil temu kembali.

Pencarian data dapat dilakukan dengan 3 cara, yaitu :

a.      Menggunakan pilihan Browsing /acak:

Tekan keybord pada huruf B, maka dilayar akan muncul pertanyaan : Starting MFN to browse ?    Kita dapat memilih nomor rekord atau cantuman dari no 1, misalnya (karena kita belum tahu nomor berapa, rekord yang berisi informasi yang kita butuhkan). Maka layar akan memunculkan semua cantuman mulai dari nomor 1.

b.      Menggunakan pilihan S atau Search Expression.

Misalnya kita mencari artikel tentamg MANAGEMENT INFORMATION. Maka ketiklah kata “Information “;.

Tekan S pada keyboard , maka pada layar akan muncul pertanyaan :

Search expression ? Maka hal ini berarti pemakai diminta menuliskan kata kunci dari topik yang dicari.  Kemudian ketikkan kata kunci yang dicari, misalnya: “Information  Management“ Kemudian komputer akan bekerja mencari data yang ada dalam pangkalan data kita tentang  Information . Kemudian muncul tampilan sbb.

            Set    1 : Information

                        T  =  7  #1  Information ( T= Term / JUMLAH REKORD =7 )

P  =  5   #5 Management  (P=POSTING /  ENTRI DATA = 5 )

Set 2  Information Management

T = 3 : Information management

P = 2 : Information management

            Kemudian tekan D (display), maka di layar akan muncul beberapa artikel yang berisi kata Information Management.

c.       Menggunakan pilihan T.

Setelah menekan T pada sub menu penelusuran, maka pada layar akan muncul tampilan sbb.:

Dictionary list                                                   Database Name : PENEL

……….………………………………………………………………….

…………………………………..………………………………………

…………..  ….…………………………………………….…………. ..

……………………………………………………………………………………

KEY :   INFORMATION

Kolom Key dapat diisi dengan topik yang dicari,  misalnya seperti tadi yaitu kata INFORMATION. kemudian tekan Enter.

Pada layar akan muncul daftar kata kunci yang dimulai pada awal jajaran alfabetnya, sbb.:

Dictionary list                                                   Database Name : PENEL

       

Informatics...…………..……..………………………………….…………….

Information..…………………………..………………………………………

Information  management …………………………………………………….

Information works……………………………………………….…………. ..

Dan sebagainya…..………………………………………………………………

KEY :

Kemudian tekan huruf S atau  shift dan tanda + pada kata yang dicari. Selanjutnya keluar dari daftar kunci dengan menekan huruf X, dan

Tekan Enter. Kemudian tekan D untuk melihat hasil penelusuran; Atau pilih D pada sub menu ISISRET.

Untuk memperluas dan mepersempit hasil penelusuran  ini ada tiga cara, yaitu

1) dengan mengetikkan langsung kata kunci,

1)      dengan menggunkan Boolean Operator, dan

2)      menggunkan kata ANY TERM ;

Hasil penelusuran dapat dipergunakan untuk :

            Disimpan dalam suatu file dengan memasukkan pilihan P, untuk dapat dicetak,

            Untuk diedit file-file yang sudah dipilih.

            Editing menggunakanmenggunakan kelompok rekord dari hasil pencarian data, dilakukan dengan memilih huruf E pada menu EXE1 (Entri Data). Kemudian pada pilihan yang tampil berikutnya pilih R, maka di layar akan tampil rekord yang siap diedit dan  diserahkan kepada pemakai atau pencari informasi.

             

2.  Penelusuran dengan Program InMagic

Pangkalan data lokal dengan program InMagic ini sama dengan Program ISIS, dapat digunakan untuk Pengolahan data, Penelusuran Informasi, dan Layanan Sirkulasi. Bahkan InMagic dapat digunakan untuk pengelolaan administrasi, khususnya administrasi sirkulasi misalnya untuk penagihan denda. Program ini dapat secara otomatis membuat surat dan memberikan kalkulasi denda yang harus dibayar.

Contoh penelusuran dengan InMagic sbb.:

Menu utama Inmagic :

===========================================================

INMAGIC PLUS VERSION 7.1, RELEASE  1.0

WELCOME TO INMAGICPLUS,

………………………………………

Open Database              Define              Utilities                        Help                Quit

===========================================================

Dari menu utama ini pilih Open Database (buka Pangkalan Data), kemudian enter; Selanjutnya pilih database yang akan dibuka, misalnya : BUKU, kemudian enter. Setelah itu kita akan masuk ke sub menu  berikutnya, sbb.:

    ===========================================================

BUKU : Database, immediate indexing.

Search     Maintain       Auxilliary      Command       dbInfo             Dos      Help    Quit

===============================================================

Kemudian pilih Search,  dengan menekan S  atau langsung tekan enter karena kursor biasanya sudah berada pada kolom Search.  Kemudian kita dapat memilih browsing dengan menekan F3 pada kolom No.Klas, atau Nama pengarang, atau field-field lain yang muncul pada layar. Selanjutnya pilih salah satu, terus enter. Setelah itu pilih Report pada sub menu berikutnya, kemudian pilih Format. Pada pilihan format ini kita bisa memilih format yang kita kehendaki, apakah format Katalog, Anotasi, Denda, dan lain-lain. Pada pilihan format Denda, program dapat langsung menampilkan  surat kepada pemakai yang isinya menagih denda keterlambatan pengembalian pinjaman selama berapa hari yang langsung dihitung oleh komputer. Pemakai hanya diminta memasukkan tanggal pinjam dan tanggal kembali. Hitungan denda secar otomatis dapat keluar. Inilah salah satu kelebihan Program Inmagic yang dapat digunakan untuk administrasi layanan sirkulasi.

 

V.                Penutup

Penelusuran dengan menggunakan program CDS-ISIS dan InMagic hanya merupakan  salah satu contoh penelusuran dengan menggunakan sarana elektronis. Masih banyak program lain yang dapat digunakan untuk melakukan penelusuran secara elektronis, seperti yang telah  dijelaskan di atas, yang mungkin lebih cocok untuk masing-masing lembaga. Seiring dengan perkembangan kemajuan teknologi informasi, maka pemakai tidak hanya dapat menelusur informasi setempat saja, tetapi dapat mengakses informasi dari berbagai pangkalan data di luar negeri yang sudah dikemas di dalam CD ROM maupun langsung ke Pangkalan Data di luar negeri melalui internet. Cara-cara melakukan penelusuran dengan CD-ROM dan Internet akan kami sampaikan dilain  kesempatan

4.      Dengan menggunakan sarana-sarana elektronis pekerjaan melayani pemakai untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkannya menjadi lebih cepat. Oleh karena itu pustakawan atau spesialis informasi harus masi Ilmiah, 1993. Panduan paket program CDS/ISIS. (Computerized Documentation Service/Integrated set of Information System, versi 2.3 ). Jakarta :LIPI, Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah.

5.      Listijo, Harta. Panduan Praktis mengoperasikan Internet. Semarang : STIMIK AKI.

6.      Permadi, Agus; Priyocahyono,Eko S, 1996. CDS/ISIS untuk Pustakawan, Dokumentalis, dan Arsiparis. Jakarta : Yayasan Memajukan Jasa Informasi.

7.      Sulistyo-Basuki, 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama

                                           *********************

---

*) Makalah disampaikan pada Pertemuan Jaringan Informasi BKKBN Propinsi Jawa Tengah, tahun 2002.

**) Pengajar Program Studi Perpustakaan dan Informasi Fakultas SASTRA UNDIP.